La importancia de tener un sistema

noviembre 17, 2011, 22:44:50 Deja un comentario Go to comments

Si realmente deseas tener un negocio, lo primero que debes hacer es crear un sistema.

¡No! ¡No me refiero a un sistema de información!

Es cierto que contar con un sistema de información para tu negocio es fundamental, sobre todo si percibes tu sistema de información más como un aliado de negocios, que como un mecanismo, una simple herramienta capaz de automatizar tareas manuales, repetitivas y tediosas. Pero no es éste el tipo de sistema al que me refiero.

De lo que estoy hablando es acerca de la necesidad de que sistematices tus procedimientos –estandarizándolos-, de manera que quede perfectamente claro para todo el mundo la manera en que tu negocio funciona.

¿Por qué es necesario hacer esto? Existen una infinidad de razones, pero la que definitivamente te ayudará a comprenderlo de una manera sencilla y sin ambigüedades, es que la idea central detrás de esta necesidad es que tu negocio pueda funcionar por sí mismo, sin ti.

Se trata de un planteamiento bastante simple en realidad. Quizás tú desees iniciar un negocio basado en tu experiencia profesional en alguna actividad que has desarrollado por mucho tiempo -de la cuál-, tienes un conocimiento profundo y dominas en cada aspecto relevante.

Tal vez consideres que quién sabe cómo hacer las cosas eres tú y –por lo tanto-, lo lógico es que tú debas aportar tu experiencia -¡Y tu esfuerzo!-, para hacer funcionar tu emprendimiento.

Hasta cierto punto tienes razón; pero debes considerar que –para que las cosas funcionen como esperas-, no eres tú quien debe realizar el trabajo.

Para hacerlo, contratarás a gente más inteligente que tú que es quien tendrá la responsabilidad de hacer ese trabajo.

¿Por qué no tú? -quizás te preguntes-.

Porque tu función -dentro de tu negocio-, consiste en determinar qué hay que hacer, vigilar que las cosas se hagan, coordinar el trabajo de los demás, formular estrategias apropiadas y revisar que realmente se alcancen los objetivos planteados.

Después de todo, alguien tiene que hacer ese trabajo y, si no confías en la experiencia de tu personal para realizar las actividades más específicas -inherentes al giro de tu negocio- e insistes que solo tú sabes cómo hacer las cosas, entonces te estás auto empleando.

Hay una brecha enorme entre auto emplearse y ser el líder de tu emprendimiento. Para que la visualices, me pondré a mí mismo como ejemplo.

Entre muchas otras cosas, yo desarrollo software. Tengo casi treinta años de experiencia en esta industria. He desarrollado software en una gran variedad de lenguajes de programación y he participado en una multitud de proyectos. Mis últimos proyectos han implementado técnicas de Inteligencia Artificial con el fin de automatizar procesos relacionados principalmente con el núcleo del negocio; es decir, procesos que están íntimamente ligados a la razón de ser de las empresas.

Mis clientes compran mi experiencia. Me buscan porque les ofrezco soluciones. Aunque muchas veces he necesitado ayuda durante el desarrollo de algún proyecto, normalmente trabajo solo. Como ya mencioné, mis clientes me buscan por mi experiencia.

Evidentemente, no soy el único capaz de resolver ese tipo de necesidades y crear las soluciones que se me demandan. Además, añadamos a esto que mis servicios no son baratos.

No obstante, mi compromiso principal al firmar un contrato consiste en aportar mi experiencia para crear una solución. Por ello es que casi siempre trabajo solo en este tipo de proyectos.

Esto es precisamente lo que me convierte en un auto empleado. No delego responsabilidades, hago yo mismo todo el trabajo, vendo mi propia experiencia… ¡No la de otros!

Tras considerar este panorama, es fácil comprender que mis expectativas de ingresos están fundamentadas en qué tanto puedo cobrar por un trabajo que requiere especialización extrema. Por eso mis servicios en cuanto al desarrollo de software son costosos.

También es fácil visualizar que el tiempo que me toma desarrollar un proyecto me impide tener demasiados clientes. Solo tengo aquellos clientes a los que puedo efectivamente atender.

Pero –como ya dije también-, el desarrollo de software es solo una de las muchas cosas que hago.

En otros emprendimientos mi trabajo consiste  en identificar las actividades que es necesario realizar, definir el perfil requerido para el personal que ha de llevarlas a cabo, planificar el proyecto en lo relativo a sus aspectos financiero, de análisis del mercado, diseño de productos y servicios, determinación de metas y objetivos, así como de las estrategias para alcanzarlos, delegar responsabilidades, supervisar el funcionamiento del negocio, visualizar los ajustes pertinentes, implementarlos, etcétera.

Como ves, yo únicamente lidero el proyecto, al tiempo que permito que otros se dediquen a las actividades más específicas.

Cuando tú estás en esta última posición –la del líder-, diseñar un sistema es imprescindible. Lo es porque es a través de dicho sistema como estableces las reglas del juego, las estandarizas, las comunicas a tu personal durante la capacitación y vigilas que las cosas se hagan de la manera en que tú lo definiste.

Por eso, el sistema puede funcionar sin ti.

Hace algún tiempo leí un libro escrito por Donald Trump y Robert Kiyosaki, “Queremos que seas rico”. Debo decir que he leído varios de sus libros y me parecen excelentes, aunque ambos tienen muchos detractores. Sin embargo, los hechos hablan por sí mismos, aunque a sus detractores no les parezca así.

En este libro, en el capítulo octavo, Trump habla sobre la importancia del apalancamiento.

La idea subyacente es bastante sencilla: emplear recursos ajenos a ti en tus emprendimientos es la mejor manera de realizarlos. Un amigo mío destacaba la ironía de que esto es tanto como hacerse rico con el dinero de otros, pero yo considero que es mucho más profundo que eso.

Apalancarse te ayuda –principalmente-, porque puedes contar con mayores recursos de los que tú mismo posees y es precisamente este concepto el que te ayudará a comprender la importancia de crear un sistema y emplear recursos ajenos a ti para hacerlo funcionar.

En el ejemplo que te planteé más arriba sobre las cosas que hago, puedes ver que vender mi propia experiencia es un buen negocio, porque puedo cobrar por ella lo que yo quiera, pero estoy limitado por mi propia capacidad para atender a mis clientes. Tener pocos clientes me obliga a vender muy caro mis servicios y solo puedo lograr esto, si mis clientes valoran suficientemente lo que les ofrezco, como para estar dispuestos a pagarme lo que les pida. En otras palabras, mi límite soy yo mismo.

En cambio, cuando diseño un sistema y adquiero financiamiento, recursos materiales, tecnológicos y humanos, así como cualquier otro recurso que no es totalmente inherente a mí, me estoy apalancando.

El apalancamiento más evidente y –por tanto-, el que más fácilmente podrás comprender, es el financiero. Ya sea que consiga un préstamo, o busque inversionistas, ellos financian mis operaciones, no yo. Trabajo con dinero que no es mío y adquiero el compromiso de hacerlo redituable.

En los demás aspectos, simplemente hago uso de recursos que no me pertenecen. Por ejemplo, cuando contrato personal, asigno actividades específicas a cada persona que trabaja conmigo. Ellos hacen el trabajo, no yo. Eso me permite dedicarme a las actividades propias del liderazgo.

El resultado neto del apalancamiento es que consigo mayores resultados que si hago las cosas por mi cuenta y el negocio puede funcionar perfectamente sin mí, siempre y cuando haya creado un sistema que estandarice los procedimientos, implementando controles que garanticen que son ejecutados de una manera efectiva.

Es precisamente por esto último que te recomiendo crear un sistema. El sistema te permitirá normalizar cada aspecto clave de tu negocio y le dará a los demás, la pauta que requieren para saber cómo hacer las cosas, cómo comprobar que las están haciendo bien, les dará objetivos claros y sabrán sin lugar a dudas qué se espera de ellos. Cada elemento dentro de tu sistema funcionará adecuadamente, en sincronía con los demás, si tu sistema está diseñado a consciencia, de manera que no queden huecos por cubrir, que puedan romper el perfecto balance que tu sistema requiere para funcionar.

Precisamente sobre cómo crear este sistema trata mi libro Cómo crear negocios exitosos, lo cual es el tema central. Te recomiendo que compres mi libro Como crear negocios exitosos y lo leas. Aunque Kiyosaki hace un excelente trabajo explicándote cómo puedes convertirte en emprendedor exitoso, no te explica cómo crear ese sistema que se convertirá en la piedra angular de tu negocio. De hecho, en ninguno de los libros que he leído sobre emprendimiento he encontrado este tema en particular. Mi libro se enfoca a este aspecto. Llena ese vacío que los demás dejan y te explica la manera en que puedes crear tu propio sistema: un sistema que en verdad funcione y que te conduzca al éxito de tu emprendimiento, desde el principio.

Puedes adquirir mi libro visitando mi página de Mercado Libre, donde encontrarás el procedimiento para comprarlo. Si tu deseo por aprender a emprender es genuino,

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  1. noviembre 17, 2011, 23:57:22 en 23:57

    Me parece un tema muy relevante y bien tratado, gracias por tus opiniones tan valiosas y llenas de experiencia y objetividad, ya estoy leyendo tu libro, un saludo.

    • manuelmanrique9
      noviembre 18, 2011, 0:33:58 en 0:33

      Efectivamente, como bien lo indicas, este tema es de lo más relevante. Todo tiene que ver con tu estrategia para abordar tu mercado. Si definitivamente piensas enfocarte a productos o servicios extremadamente especializados, tu sistema eres tú mismo y, por ende, así debes organizar tus actividades.

      Por otra parte, si tu propósito es llegar al mayor número de consumidores posible, lo que debes hacer es diseñar un sistema de negocios que te permita tomar ventaja del apalancamiento, de manera que te enfoques en lo realmente relevante: Tu Negocio.

      Gracias por tu comentario. Es agradable tenerte por aquí y recibir la noticia de que estás leyendo mi libro. Te invito a que te suscribas a mi blog haciendo click en donde dice Follow en la parte superior del blog, ya que a partir de hoy compartiré con ustedes el proceso a través del cual les mostraré Como Crear Negocios Exitosos desde cero. Permanece pendiente.

      En su momento, una vez que este proyecto tenga una forma bien definida, les extenderé una invitación para participar en este emprendimiento.

      Saludos Juan Pablo, deseo sinceramente que estés muy bien.

      Manuel Manrique

  1. noviembre 19, 2011, 13:45:07 en 13:45

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