Planeación Estratégica: Análisis FODA

Planeación Estratégica

El valor de una apropiada Planeación Estratégica es identificar los retos a los que habrá que responder en un futuro que, tanto puede ser inmediato, como puede presentarse en el largo plazo. Esta planeación puede lograrse adecuadamente mediante un Análisis FODA, el cuál es una herramienta que permite organizar la información de la que disponemos sobre el statu quo -en un determinado instante del tiempo-, de manera que sea más sencillo identificar las acciones clave necesarias para hacer frente a los desafíos que el mercado nos plantea.

Alguna vez, durante el desarrollo de mi Maestría en Administración de Negocios, tuve que llevar a cabo un proyecto de negocios con fines académicos, pero que pronto se transformó en un reto personal que quise efectivamente realizar.

Precisamente por mi interés en formular un modelo de negocios factible, me empeñe en que fuera construido de la manera correcta desde el principio.

Investigué durante largo tiempo cada aspecto  de mi plan de negocios. En particular, dediqué bastante tiempo a conocer y comprender cómo realizar una planeación estratégica utilizando un análisis F. O. D. A. (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenzas), el cuál era crucial para el modelo de negocios que estaba desarrollando, ya que el servicio que elegí era absolutamente innovador, nadie estaba haciéndolo en su momento, yo sería el primero en ingresar al mercado con esa idea y, aunque tenía competidores muy importantes, ya posicionados en el mercado, la aceptación de mi propuesta dependía de que supiera manejar adecuadamente la innovación que ofrecía.

Lo sabía en ese momento porque años atrás tuve la oportunidad de formar parte de un equipo multidisciplinario y multinacional en un proyecto global del corporativo para el cual prestaba mis servicios en ese entonces. Cuando lo hice, puede experimentar en carne propia cómo la preparación conduce al éxito. Este es el valor real de cualquier tipo de planeación.

Así que -con la idea de estar debidamente preparado para cada circunstancia que se pudiera presentar en mi emprendimiento, busqué exhaustivamente información que me ayudara a realizar un análisis FODA efectivo y pronto dí con un documento emitido por la Dirección de Planeación y Organización, de la Secretaría Técnica, del Instituto Politécnico Nacional, «Metodología para el Análisis FODA«.

Lo recomiendo ahora por dos razones: la primera y más obvia es que yo mismo soy egresado de una carrera con plan de estudios del IPN, que estudié en una Universidad incorporada a dicha institución. Si alguien sabe sobre la calidad de la enseñanza que los programas del Politécno dan, soy yo. Cuando consideraba ingresar a esa carrera, investigué diferentes opciones y no tardé en descubrir que el plan de estudios de la carrera de la que hablo -a nivel licenciatura-, era casi identico al plan de estudios a nivel maestría en una Universidad en Austin, Texas.

La segunda razón es que este documento hizo por mí lo que no conseguía leyendo libro tras libro de administración: darme una respuesta objetiva que me permitiera comprender cabalmente el porqué de cada etapa.

He notado que hay una gran cantidad de gente que desea conocer los fundamentos de la filosofia corporativa y -por la experiencia que he tenido-, considero que esto es posible una vez que se ha comprendido el papel de la planeación estratégica conducida a través del Análisis FODA. Será obvio para usted el porqué de esta aseveración conforme avancemos en este estudio. Más aún, también hay mucha gente que desea saber como realizar un Análisis FODA así que, empecemos:

El Análisis FODA

Lo primero es conocer a qué nos referimos con cada uno de los conceptos de los que se integra el acrónimo FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenzas).

Las fortalezas son todos aquellos aspectos en los que nuestro emprendimiento supera la oferta de nuestros competidores.

 

 

Fortalezas

Las fortalezas son todos los factores sobre los que podemos ejercer un control directo como empresa. De ahí que se acote que se refieren a aspectos internos. Es decir, La empresa puede controlarlos, porque se cuenta con los medios para hacerlo; además, son aspectos positivos de la empresa, que le dan ventaja competitiva sobre las demás empresas con un giro similar al nuestro.

Las Debilidades son aquellos aspectos que -aún estando bajo nuestro control-, no hemos sido capaces de combatir y que limitan nuestra capacidad para responder a los retos que nos planeta el mercado.

 

 

Debilidades

Las debilidades son todos esos factores que -estando bajo nuestro control-, no hemos sabido manejar y que limitan nuestra capacidad para hacer frente a los retos que nos plantea el mercado. También son de naturaleza interna. Es decir, podríamos resolverlos por nuestros propios medios con estrategias adecuadas que minicen su efecto y nos hagan más eficientes.

Las Oportunidades son circunstancias fortuitas que favorecen el cremiento de la empresa, sobre las cuáles la empresa no ha podido ejercer una influencia directa.

 

 

Oportunidades

Las oportunidades son eventos que se presentan en el mercado sin que tengamos un control sobre ellos, que representan aspectos positivos para nuestra empresa y la posibilidad de hacerla crecer. Son de naturaleza externa, ya que surgen a consecuencia circunstancias particulares que tienen lugar en el mercado, sobre las cuáles no hemos podido ejercer una influencia directa.

Las amenazas representan eventos que no podemos controlar y que limitan nuestra capacidad para enfrentar los retos que nos plantea el mercado.

 

 

 

Amenazas

Las amenazas también son externas, dado que como empresa no podemos influir en su ocurrencia y representan limitantes para nuestro crecimiento en el sentido de que acotan nuestra capacidad para competir.

 

 

 

 

Listas planas

Lo primero que debemos hacer -para iniciar nuestro análisis FODA-, es identificar y enumerar las Fortalezas y Debilidades que -como empresa-, tenemos y hacer lo propio con las Oportunidades que nos brinda el mercado, así como con las Amenazas que nos plantea.

Es conveniente que utilicemos alguna codificación para identificar de manera única y exclusiva a cada una, Por ejemplo, anotar una F, seguida por un número consecutivo, ayudará a identificar de manera exclusiva a cada Fortaleza. Lo mismo aplica a las Debilidades -usando una D y un número consecutivo, las Oportunidades -con una O- y las Amenazas -con una A-.

Sería una excelente idea involucrar a su equipo de trabajo. Recordemos que -como individuos-, podríamos cerrarnos a las situaciones específicas que podemos apreciar y ser completamente ciegos ante otras que simplemente no podemos visualizar.

Es redundante puntualizar la extrema importancia de la objetividad y la honestidad durante este proceso. Si nos esforzamos por crear una lista que sólo considere los aspectos que nos gustan y evadimos otros aspectos que -siendo muy reales-, nos sentimos cómodos al ignorar, no estaremos haciendo un análisis objetivo y el resultado será una planeación bastante endeble, que colapsará ante los signos de la primera dificultad importante que debamos enfrentar.

La Matriz FODA

Su función es correlacionar -en una base de uno a uno-, las Fortalezas, Debilidades. Oportunidades y Amenazas, con el fin de determinar las acciones concretas que se requiere llevar a cabo para, ya sea, maximizarlas o minimizarlas.

Una vez que hemos creado nuestras Listas Planas da inicio el verdadero análisis. Comenzaremos correlacionando cada Fortaleza con cada Oportunidad, de manera que para cada intersección delineemos un conjunto de acciones concretas que nos ayuden a maximizar el impacto tanto de las Fortalezas, como de las Oportunidades. Como puede entenderse, ya que buscamos maximizar ambas -Fortalezas y Oportunidades-, las estrategias que identifiquemos en este punto serán estrategias Maxi-Maxi. En otros términos, las estrategias que delineamos en este punto, definen acciones clave concretas que nos ayudarán a sacar la mayor ventaja de nuestras Fortalezas y aprovechar al máximo las Oportunidades que nos ofrece el mercado. Es necesario precisar en este punto que no necesariamente todas las Fortalezas se relacionan con todas las Oportunidades. Es decir, podría ser que algunas Fortalezas se relacionen -o tengan algún punto de convergencia-, con algunas de las Oportunidades, pero tambien podría ocurrir lo contrario. En todo caso, nos enfocaremos en identificar las intersecciones que tienen sentido para nuestros propósitos.

Completado lo anterior, haremos lo mismo, correlacionando esta vez las Fortalezas con las Amenazas. El enfoque será ahora maximizar -o sacar la mayor ventaja posible de- nuestras Fortalezas, a la vez que deseamos minimizar el impacto de las Amenazas; en otras palabras, en esta ocasión estamos formulando estrategias Maxi-Mini. De igual manera, recordemos que no es obligatorio que todas las Fortalezas se relacionen con todas las Amenazas.

Hecho esto, correlacionaremos ahora las Debilidades con las Oportunidades, en la búsqueda por minimizar el impacto de nuestras Debilidades al tiempo que maximizamos el efecto de las Oportunidades. En este caso, las estrategias son Mini-Maxi. De la misma manera que en los casos anteriores, no necesariamente se correlacionan todas las Debilidades con todas las Oportunidades.

Ahora debemos realizar el mismo procedimiento para correlacionar las Debilidades con las Amenazas. En este caso se trata de estrategias Mini-Mini. Así mismo, recordemos que no necesariamente se relacionarán todas las Debilidades con todas las Amenazas.

Una vez concluido este análisis, el producto final será un conjunto de estrategias diseñadas específicamente para atender de manera efectiva y oportuna a cada una de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

La Matriz de Interacciones

Gracias a la Matriz de Interacciones podremos identificar rápidamente cómo se establece la correlación entre cada una de las Fortalezas y Debilidades con respecto a las Oportunidades y Amenazas, además de que podremos asignarles un peso -o importancia-, que nos indique a qué atender primero.

Una vez que identicamos las estrategias apropiadas para cada intersección en la Matriz FODA, ahora crearemos una versión más simplificada de dicha matriz, colocando la identificación de las Fortalezas y Debilidades -que definimos desde que elaboramos las Listas Planas-, como encabezado superior de la tabla y la identificación de las Oportunidades y Amenazas -también definida durante la elaboración de las Listas Planas-, como encabezado lateral izquierdo de la misma (ver figura superior).

Lo siguiente será colocar un cero «0», en la intesección entre una columna -ya sea de Fortaleza o Debilidad-, con un renglón -ya sea de Oportunidad o Amenaza-, cuando no existe relación alguna entre ellas, un signo más «+», cuando existe relación entre ellas y -quizás-, un doble signo más «++», si la relación entre ambas es muy estrecha.

Hay quienes prefieren anotar un valor numérico. La escala es cuestión suya. Galileo solía decir que si algo no es mensurable, uno debería buscar la manera de medirlo y una forma de hacerlo, es identificar distintas caraterísticas -o categorías- y asígnarles un valor nominal a cada una. Por ejemplo, podría desarrollar la siguiente tabulación:

0. Sin importancia aparente
1. Trivial
2. Importante
3. Vital

Luego, hacer lo mismo que con la simbología (0, +, ++) y anotar uno de los valores numéricos asociados a nuestra propia taxonomía en cada una de las intersecciones, según se relacionen las columnas con los renglones.

Al terminar, sumamos los valores de cada renglón para sacar un total por renglón y de cada columna, para sacar un total por columna. Luego, podemos construir un diagrama de Pareto, en el que ordenamos de mayor a menor los totales obtenidos tanto de las columnas como de los renglones y -de esta manera-, tendremos una visión bastante clara de cuáles deben ser nuestros objetivos primordiales; es decir, cuáles debemos atender primero.

La dinámica del análisis FODA a través del tiempo

El análisis FODA no debe limitarse al instante actual. Recuerde que las circunstancias en que vive inmersa su empresa cambiarán con el tiempo. Haga también un Análisis FODA conforme a sus estimaciones de lo que ocurrirá en el mediano y largo plazo.

Es natural suponer que cuando diseñamos nuestra Matriz FODA, lo hacemos dentro de un contexto contemporáneo. Es decir, quizás nos limitemos al instante en que lo realizamos, considerando únicamente las circustancias prevalescientes en dicho momento. No obstante, es importante proyectar en base a una estimación que lo que puede acontecer ante diversos escenarios en el futuro, y realizar un Análisis FODA para cada caso que podamos identificar.

Para comprender adecuadamente esto, supongamos que las cosas funcionan exactamente como esperamos a través de nuestros objetivos; el Análisis FODA que recién hicimos quizás cubra solo el momento actual. Sin embargo, una adecuada planeación cubrirá no solo el corto, sino también -y además-, el mediano y largo plazo.

Consideremos  como corto plazo algo que ocura dentro del presente año, como mediano plazo cualquier evento que tenga lugar dentro de los primeros 3 años de operaciones y como largo plazo todo lo que ocurra de los 5 años en adelante.

Es facil comprender que las circunstancias de hoy, muy probablemente no serán parecidas a las que tendremos dentro de 3 años ni -mucho menos-, las que enfrentaremos dentro de 5 años. Si todo sale de acuerdo a lo planeado, el tamaño de nuestra empresa será diferente en los distintos periodos, ergo, las necesidades.

Luego entonces, realizar este análisis para cada era es fundamental. Es cierto que no tenemos la certeza de que lo que proyectamos efectivamente tendrá lugar, más -sin embargo-, nos dará la tranquilidad de estar preparados para enfrentar lo que venga.

La Planeación Estratégica

Una vez que conocemos las estrategias que debemos implementar en pro del crecimiento de nuestro negocio, convirtámoslas en objetivos poniéndoles fecha y agendando su ejecución. Mantengámonos alerta al cumplimiento de cada objetivo que formulemos.

Hecho nuestro Análisis FODA, es momento de agendar el desarrollo de cada una de las estrategias enumeradas, así como de definir de qué manera vigilaremos su cumplimiento, cómo lo evaluaremos y de qué manera implementaremos las acciones preventivas y correctivas que consideremos pertinentes.

Haremos esto revisando la lista de estrategias que hemos preparado mediante el Análisis FODA y pondremos fecha a la realización de cada una. Además, estableceremos procedimientos de supervisión y ajuste que podemos visualizar como un plan de contingencias para cada una.

Al hacer este trabajo estaremos convirtiendo nuestras estrategias es tácticas o, mejor aún, en objetivos concretos que nos obligamos a obedecer y realizar para alcanzar un fin común: el éxito de nuestros emprendimientos.

Conclusión

Este es el principio de la definición de nuestra filosofía corporativa, tema que trataremos en mi próximo artículo. Sin embargo, adelantaremos que la filosofía corporativa define un conjunto de actitudes deseables para el desempeño de nuestras funciones en la organización, guiadas por nuestra razón de ser y nuestras expectativas para el futuro. Evidentemente, es imposible establecer dichas actitudes si no sabemos qué tenemos que hacer ni -consecuentemente-, conocemos el rumbo hacia el cuál nos dirigimos.

Al llegar a este punto, deseablemente debemos ya comprender la importancia que tiene el Análisis FODA en el desarrollo de nuestra Planeación Estratégica. Ahora, solo debemos aplicarlo con la intención de estar preparados ante las eventualidades que nos depara el futuro, de manera que sepamos cómo responder oportunamente a los retos que nos plantea.